구매·발주

이 화면에서 하는 일

• 탭 — ‘발주’, ‘발주 제안’, ‘매입처’, ‘매입처 반품’, ‘매입 세금계산서’, ‘매입채무’(매입 세금계산서·매입채무는 구매 처리 또는 원가 보기 권한이 있을 때)
• ‘매입 세금계산서’ 탭 위에는 ‘홈택스에서 가져오기’ 단추가 있습니다(기준정보에서 ‘매입 계산서 자동 수신’을 켜고 구매 처리 권한이 있을 때만). 옆에 ‘반영 안 한 것 N건’·‘모으는 중 N건’ 배지가 붙습니다.
• 보험·카드·금융 상품은 제휴사가 발급하는 상품이라 발주 품목과 매입 단가표의 상품 고르기에 나오지 않고, 넣으려 하면 ‘보험·카드·금융 상품이라 발주할 수 없습니다’로 막힙니다(가입 관리로 팝니다).
• 오른쪽 위 — ‘엑셀’(발주 목록 내려받기), ‘양식 받기’·‘엑셀 가져오기’(매입처 한꺼번에 등록, 매입처 등록 권한과 엑셀 가져오기 권한이 함께 있을 때), ‘발주서 작성’
• 발주서 상세의 ‘변경 이력’으로 누가 언제 무엇을 바꿨는지 봅니다.
• 발주 목록 — 매입처·발주번호·품목, 발주일·입고 예정일, 합계, 입고율, 창고, 상태(작성 중·발주 확정(입고 대기)·부분 입고·완료 등, 늦으면 ‘지연’)
• 필터 — 발주번호·매입처·품목 검색, 상태(입고 대기·예정일 지남 포함), 매입처, 기간(발주일·입고 예정일)
• 여러 사업장이면 발주 입고는 소속 사업장 창고로만 받습니다. 새 발주서의 창고는 그 사업장의 기본 창고가 먼저 잡힙니다.
• 담당자와 관계없이 볼 수 있는 발주서의 범위는 권한 관리의 ‘발주서 보기 범위’(사업장·전체)로 정합니다. 그 밖에는 내 데이터 범위 담당 발주서만 보입니다.

발주 제안

제안 수량 = 안전 재고 − (현재고 − 예약 − 불량 보관) − 발주 중 수량이며, 최소 발주 수량 이상으로 맞춥니다. 매입처 단가표의 선호 매입처(없으면 최저가)별로 묶입니다.

• 제품 줄이나 줄 끝 ‘발주’를 누르면 그 제품으로 발주서가 채워져 열립니다(매입처·제안 수량·단가). ‘저장하고 발주 확정’이면 바로 발주됩니다.
• 여러 제품은 앞 칸을 체크하고 ‘선택한 N개 발주’로 한 발주서에 묶습니다(앱도 같습니다). 체크하지 않으면 ‘이 매입처로 발주서 만들기’로 그 매입처 제품 전부를 발주합니다.
• 발주하고 나면 이 화면에 남아 목록이 다시 계산되고, 위에 ‘발주했습니다 — 발주번호 · 매입처’와 ‘발주서 열기’가 보여 다음 제품을 이어서 발주할 수 있습니다.
• 매입처 단가표에 없는 제품은 ‘매입처 미지정’으로 묶이며, ‘발주서 만들기(매입처 선택)’로 발주서에서 매입처를 골라 발주합니다.
• ‘발주 중이라 채워지는 제품도 보기’를 켜면 이미 발주한 제품도 봅니다.

매입처

• ‘매입처 등록’ — 이름, 사업자번호, 대표자, 담당자, 연락처, 결제 조건, 리드타임(일), 지급 기한(작성일 후 일)
• 매입처를 누르면 상세에서 ‘매입 단가 편집’으로 제품별 매입 단가·최소 발주·선호를 정합니다. ‘선호’로 표시하면 발주 제안이 이 매입처로 묶입니다.
• 상세 아래에서 최근 발주를 봅니다. ‘거래 중지 포함’을 켜면 중지한 매입처도 보입니다.

매입처 반품

• 불량·오배송 물건을 매입처로 돌려보냅니다. ‘반품 만들기’에서 매입처, 발주서(선택), 반품 사유, 내보낼 창고, 품목·수량을 정해 ‘반품 출고’합니다(내보낼 창고는 그 사업장의 기본 창고가 먼저 잡힘). 출고하면 재고에서 빠지고 입출고 기록에 ‘매입처 반품’이 남습니다. 매입처 반품은 발주서와 같은 범위로 보입니다.
• 재고 › 불량 보관에서 ‘매입처 반품’을 누르면 그 불량 줄과 매입처가 채워진 반품 창이 바로 뜹니다. 발주서를 연결해도 불량 보관 줄은 그대로 두고 같은 제품의 발주 품목만 이어 붙입니다.
• 수리 작업의 작업 줄에서 부담 주체를 ‘제조사’로 적은 부품은 사후 관리 › 수리 작업 › ‘제조사 클레임’ 탭에 매입처별로 모입니다(탈거한 불량품 번호까지). 그 목록을 보고 여기 매입처 반품과 매입 차감으로 받습니다.
• 발주서를 연결하면 그 발주에서 받은 수량까지만 반품할 수 있습니다. ‘대체품을 다시 받음’을 체크하면 발주의 받은 수량이 반품만큼 줄어 발주가 다시 입고 대기(부분 입고)가 되고, 대체품을 입고하면 다시 마감됩니다.
• 매입처가 마이너스 세금계산서를 주면 반품 상세에서 ‘매입 차감 등록’으로 올립니다. 매입채무가 줄고, 그 계산서는 같은 매입처의 다른 계산서와 상계하거나 환불 받아 끝냅니다.
• ‘반품 취소’는 내보낸 수량을 되돌립니다(재고에서 나간 것은 재고로, 불량 보관에서 나간 것은 다시 불량 보관으로).

매입 세금계산서

매입 세금계산서는 매입처가 발행하고 우리는 받는 쪽입니다. 기록하는 길은 두 가지입니다 — 손으로 등록(처음 기본값)과, 매입처가 홈택스에 발행한 계산서를 끌어오는 ‘홈택스에서 가져오기’(관리 › 기준정보 › 견적·등급 기준에서 ‘매입 계산서 자동 수신’을 켠 회사). 둘 다 같은 목록에 쌓입니다.

• ‘세금계산서 등록’ — 매입처, 발주서(대조), 작성일, 승인번호, 공급가, 부가세(비우면 10%), 지급 예정일(비우면 작성일 + 매입처 지급 기한)
• 발주서를 연결하면 ‘발주 입고 금액 · 이미 받은 계산서 · 계산서 남은 금액’이 보이고, 공급가에 남은 금액이 채워집니다. 1억 발주를 5천·5천처럼 나눠 받으면 두 번째에는 앞 계산서를 뺀 5천이 채워집니다.
• 금액을 입력하는 대로 ‘등록 후 남는 금액’을 알려 주고, 남은 금액과 딱 맞으면 그 발주의 계산서가 모두 ‘대조 완료’가 됩니다. 넘치면 경고가 나오고, 확인한 뒤 상세에서 메모를 남기고 ‘대조 완료’로 바꿉니다.
• 발주서 고르는 목록에는 ‘계산서 ○○원 받음’이 함께 보이고, 계산서 목록의 ‘발주 대조’ 칸은 발주 전체 기준으로 ‘일치’·‘남음 ○○’·‘+○○’을 보여 줍니다.
• 상세의 ‘지급 기록’으로 지급한 금액·지급일·지급 방법을 남깁니다. 나눠서 줬으면 이번에 준 금액만 넣습니다.
• 필터 — 상태(수취(대조 전)·대조 완료·취소), 작성일, ‘미지급만’

홈택스에서 가져오기 (매입 계산서 자동 수신을 켠 회사만)

‘매입 세금계산서’ 탭 위의 ‘홈택스에서 가져오기’ 단추입니다. 구매 처리 권한이 있는 사람에게만 보이고, 옆에 ‘반영 안 한 것 N건’·‘모으는 중 N건’ 배지가 붙어 할 일이 있는지 바로 보입니다. 홈택스가 자료를 바로 주지 않고 모아 둔 뒤에 알려 주기 때문에 세 걸음으로 나뉩니다.

1. 1‘홈택스에서 모으기’ — 기간(시작일·끝 날짜)과 무슨 날짜로 볼지(작성일자·발행일자·전송일자)를 골라 맡깁니다. 모으는 데 시간이 걸립니다. 수정 계산서가 늦게 오니 한 달 넘게 보는 것이 좋습니다.
2. 2‘가져오기’ — 다 모았으면 목록에 담습니다. 아직 모으는 중이면 ‘아직 모으는 중입니다 — 잠시 뒤 다시 눌러 주세요’ 가 뜹니다.
3. 3‘매입 세금계산서로 반영’ — 줄을 골라 누릅니다. 사람이 확인한 것만 반영하고, 저절로 만들지는 않습니다(돈 자료라서 그렇게 했습니다). 지급 예정일은 매입처에 적어 둔 결제일 규칙대로 저절로 잡힙니다.

• 목록 탭 — ‘반영 안 한 것’, ‘반영한 것’, ‘안 쓸 것’
• 매입처는 사업자등록번호로 찾습니다(이름은 바뀌고 겹치기 때문입니다). 못 찾으면 빨간 ‘매입처를 못 찾음’ 배지가 붙습니다. ‘매입처’ 탭에서 그 번호로 매입처를 등록한 뒤 ‘매입처 다시 찾기’를 누르면 붙습니다.
• 쓸 일 없는 것(다른 사업장 것·잘못 발행분)은 사유를 적어 ‘안 쓸 것으로 치우기’로 내립니다. 기록은 남고, ‘안 쓸 것’ 탭의 ‘다시 꺼내기’로 되돌립니다.
• 반영할 때 건너뛴 건은 이유를 한 줄씩 보여 줍니다 — 이미 반영함, 매입처를 못 찾음, 같은 승인번호가 이미 있어 그것과 연결함, 작성일이 오늘 이후(미래).
• 수정 세금계산서는 보라색 ‘수정분’ 배지와 ‘당초 승인번호’가 함께 보여, 어느 계산서를 고친 것인지 알 수 있습니다.
• ‘공동인증서 등록’ — 홈택스에서 자료를 긁어올 권한을 주는 팝빌 화면이 열립니다. 홈택스 아이디·비밀번호는 ERP 에 넣지 않습니다.
• 매일 아침 작업에서 진행 중인 수집을 확인해 담아 둡니다. 기준정보에서 ‘매일 저절로 모으기’를 켜면 맡기는 것까지 매일 알아서 합니다(거슬러 볼 날수 기본 35일).
• 모바일 앱에도 같은 기능이 있습니다(구매·발주 › 매입 세금계산서). 태블릿은 PC 처럼 표로 봅니다.

도움말 · 켜지 않았으면 이 단추가 나오지 않고, 매입 세금계산서는 전처럼 ‘세금계산서 등록’으로 손으로 넣습니다. 켠 뒤에도 그 단추는 그대로 있어 가져오지 못한 건(종이 계산서 등)은 손으로 넣으면 됩니다. 켜는 방법은 ‘관리 › 기준정보’ 쪽 ‘매입 계산서 자동 수신’을 보세요.

매입채무

연체 구간(기한 전·1~30일·31~60일·61~90일·90일 초과)과 매입처별 미지급·연체·다음 지급일을 봅니다. ‘전체’·‘연체’·‘7일 안’으로 거르고, 아래 ‘지급할 세금계산서’에서 한 건씩 지급을 기록합니다.

따라 해 보기

1. 1‘매입처’ 탭에서 ‘매입처 등록’을 눌러 이름 ‘[테스트] 매입처’, 리드타임 7일로 저장합니다.
2. 2그 매입처를 열어 ‘매입 단가 편집’ → ‘제품 추가’로 재고 관리 제품 하나의 매입 단가를 넣고 ‘단가표 저장’을 누릅니다.
3. 3오른쪽 위 ‘발주서 작성’에서 방금 만든 매입처를 고릅니다. 입고 예정일을 비우면 발주일 + 7일이 됩니다.
4. 4제품을 고르면 매입 단가가 채워지는지 보고, 수량을 넣은 뒤 ‘저장하고 발주 확정’을 누릅니다.
5. 5발주서 상세에서 ‘입고 처리’ → ‘이번 입고’ 수량 입력 → ‘입고’를 누릅니다. 재고 화면의 현재고가 늘었는지 확인합니다.
6. 6‘매입 세금계산서’ 탭에서 ‘세금계산서 등록’ → 같은 매입처와 발주서를 고르고 입고 금액과 같은 공급가를 넣어 ‘등록’합니다. 상태가 ‘대조 완료’인지 봅니다.
7. 7그 계산서를 열어 ‘지급 기록’으로 금액을 넣고 ‘매입채무’ 탭의 줄 돈이 줄었는지 확인합니다.

도움말 · 입고하면 재고가 늘고 입출고 기록에 ‘발주 입고’가 남습니다. 설정에 따라 제품 원가가 입고 단가로 갱신됩니다(이동평균). 입고 전 발주만 ‘발주 취소’할 수 있고, 남은 수량을 더 받지 않을 때는 ‘마감’합니다.